7 tips om beter prioriteiten te stellen

prioriteiten stellen

Stress komt meestal niet zozeer door de hoeveelheid taken die je hebt, maar doordat je door de bomen het bos niet meer ziet. Wat is nou écht belangrijk? En hoe zorg je ervoor dat je je niet laat afleiden door bijzaken?

De inhoud op deze pagina wordt momenteel geblokkeerd om jouw cookie-keuzes te respecteren. Klik hier om jouw cookie-voorkeuren aan te passen en de inhoud te bekijken.
Je kan jouw keuzes op elk moment wijzigen door onderaan de site op "Cookie-instellingen" te klikken."

Flow samen met ICM opleidingen & trainingen

Soms lijkt het wel alsof er maar geen einde komt aan de dingen die moeten. En als er dan nóg iemand een beroep op je doet – de buurvrouw vraagt of je even op haar kind wilt passen, je baas heeft nog een klusje tussendoor – weet je even niet meer hoe je dit gaat bolwerken. Waar moet je in vredesnaam beginnen? En hoe kan het dat sommige mensen zo rustig blijven, terwijl ze het misschien nog wel drukker hebben dan jij? Eén ding is zeker: die mensen zijn goed in het stellen van prioriteiten. Want als je de dingen eenmaal in volgorde van belangrijkheid weet aan te pakken, vind je de rust om ze met aandacht te doen en krijg je meer gedaan in de tijd die je tot je beschikking hebt.

1: Zorg voor een extern opbergsysteem

Als er veel taken op je liggen te wachten, wordt het al snel te vol in je hoofd. Het kost veel energie om je steeds te herinneren wat je ook alweer moest doen, dus je kunt die dingen beter ergens noteren. En dan niet ‘in je hoofd’, maar extern: buiten jezelf dus. Dat kan in de vorm van een handgeschreven lijstje, alleen is er dan geen onderscheid in urgentie en/of belangrijkheid. Een tool die voor veel mensen werkt is de Eisenhower-matrix (zie illustratie). De dingen die niet kunnen wachten (belangrijk én urgent) noteer je in het eerste kwadrant, de dingen die voor jou belangrijk zijn maar niet per se urgent, noteer je in het tweede. Dingen die urgent zijn maar niet belangrijk, horen in het derde vak thuis en kun je beter delegeren. In het laatste kwadrant parkeer je dingen die je beter kunt vermijden.

Eisenhower kwadrant

2: Focus je op de juiste taken

Veel mensen komen in tijdnood omdat ze te veel tijd besteden aan de dingen die weinig opleveren. Probeer je taken in te delen volgens de 80/20-regel. Dat principe gaat er namelijk vanuit dat 20% van je taken verantwoordelijk is voor 80% van het resultaat. Aan jou de taak om te herkennen welke taken het meeste effect sorteren – niet zelden de dingen die je juist tot het laatst uitstelde.

3: Leer herkennen wat belangrijk is

Een goede vraag die je je kunt stellen bij het rangschikken van taken op urgentie en belangrijkheid is: ‘Moet ik dit nu doen?’ Deze zin kun je steeds op een andere manier uitspreken, met de klemtoon op telkens een ander woord:

  • Móét ik dit nu doen? – Is het echt nodig dat het gebeurt?
  • Moet ík dit nu doen? – Ben ik wel de juiste persoon om dit op me te nemen of kan ik het delegeren?
  • Moet ik dít nu doen? – Wat is de juiste manier om het probleem te tackelen of de taak uit te voeren, is er misschien een betere oplossing?
  • Moet ik dit doen? – Heeft het bloedspoed of kan het misschien nog even wachten? 
  • Moet ik dit nu dóén? – Is er wel actie vereist of ging het meer om een mededeling van iemand?

4: Durf te delegeren en nee te zeggen

Als je altijd maar alles op je neemt, is het niet gek als je op een gegeven moment overloopt. Accepteer dat je niet alles kunt doen en dat jij ook niet altijd de meest geschikte persoon bent om een bepaalde taak op je te nemen. Die buurvrouw die vroeg of je een uurtje op haar kind wilt passen, kun je vriendelijk zeggen dat het nu echt niet uitkomt, of haar een telefoonnummer geven van een andere buur die misschien wel tijd heeft. Tegen die baas met een klusje tussendoor kun je zeggen: ‘Dat wil ik wel doen, maar ik heb ook nog een eerdere opdracht van je liggen. Welke heeft meer prioriteit? Dan kan ik de andere taak misschien aan een collega overdragen.’ 

5: Zorg dat je je welzijn op orde hebt

Goede voeding, goed slapen, mindfulness, sporten: wanneer je gezond en uitgerust bent, ben je in staat te voelen wat voor jou belangrijk is. Als je goed in je vel zit, kun je beter contact maken met je diepere zelf, de waarden die je belangrijk vindt. Je kunt dan voor jezelf helder maken wat je doelen zijn en vanuit daaruit kun je prioriteiten stellen. 

6: Pas op voor valkuilen

Niet goed in contact staan met jezelf, vooral zorgen voor de ander, perfectionisme, te veel hooi op je vork nemen: het zijn valkuilen die vaak voorkomen. Ook multitasken is er een: hoe meer verschillende dingen je doet, hoe minder focus je hebt. Prioriteiten stellen gaat namelijk hand in hand met het helder hebben van waar je focus op zou moeten liggen.

7: Volg een training

Om uitgebreider in te gaan op manieren om effectief prioriteiten te stellen, kun je overwegen een cursus te volgen. ICM opleidingen & trainingen biedt de training ‘Time Management in 4 maanden’ aan, waarbij je weer overzicht en controle leert krijgen over de dingen die je moet doen, of het nu op je werk is of in je privéleven.

Meer informatie vind je op icm.nl/prioriteiten

Tekst: de commerciële redactie
Illustratie: Karen Schipper

Promotional image

Van mental health tot goed nieuws

Flow nieuwsbrief

Wil je nog meer verhalen van Flow? Twee keer per week versturen we een mail met nieuwe artikelen.

SCHRIJF JE IN